Bogføringsloven pr. 1. juli 2023 – hvad ved vi? Og hvordan skal I forholde jer?

Den ny bogføringslov trådte i kraft 1. juli 2022, og betyder store ændringer til IT-systemer for bogføring. Få her en gennemgang af loven, og hvilken betydning, det får for jer.

Hvad ved vi om bogføringsloven?

Folketinget vedtog 19. maj 2022 lovforslaget om en ny bogføring (LOV nr. 700 af 24. maj 2022). Loven trådte i kraft den 1. juli 2022, og erstattede den tidligere bogføringslov.

De væsentlige ændringer i forhold til den tidligere lov er kravene til digital bogføring og bogføringssystemer. Det er disse krav, som vi i det følgende vil dykke ned i. Kravene skal indføres over de næste 3-4 år.

Tidsplan for virksomheders digitale bogføring

1. januar 2024: Registrerede bogføringssystemer offentliggøres

1. juli 2024: Virksomheder med pligt til at indsende årsrapport, og som bruger et standard bogføringssystem skal bogføre digitalt.

1. januar 2025; Virksomheder med pligt til at sende årsrapport, og som bruger et specialudviklet bogføringssystem, skal bogføre digitalt.

2026: Personligt ejede og finansielle virksomheder skal bogføre digitalt.

Implementeringen af bogføringsloven er beskrevet i to bekendtgørelser, som begge trådte i krav 1. februar 2023. Den ene beskriver kravene til digitale standard bogføringssystemer (BEK nr. 97 af 26. januar 2023), og den anden beskriver kravene til, hvordan en systemudbyder skal registrere sig (BEK nr. 98 af 26. januar 2023).

Digital bogføring

Grundlæggende er der tre krav, som skal være overholdt i forbindelse med digital bogføring.

Krav 1: Opbevaring

Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.

Krav 2: Sikkerhed

Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Krav 3: automatisering

Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

_{Kilde: LOV nr. 700 af 24. maj 2022 paragraf §15}

Regnskabspligtige virksomheder skal overholde digital bogføring i det regnskabsår, som begynder 1. juni 2023 og andre virksomheder såsom personejet og foreninger har en lidt længere frist indtil 2026. På nuværende tidspunkt er en nærmere dato ikke meldt ud.

Digitale bogføringssystemer

Med ny bogføringslov introduceres to typer af bogføringssystemer: standard bogføringssystem og specialudviklede bogføringssystem, også kaldet registrerede eller ikke-registrerede systemer.

Kravene til standard bogføringssystem trådte i kraft 1. februar 2023, og er beskrevet i den ene af bekendtgørelserne (BEK nr. 97 af 26. januar 2023).

Fristen for at registrere sig som systemudbyder af et standard bogføringssystem var den 31. oktober 2023. De interesserede skal beskrive og sikre sig, at de overholder kravene, og herefter indsende registreringen til Erhvervsstyrelsen. Fra indsendelsen af registreringen og indtil årsskiftet vil Erhvervsstyrelsen kontrollere de indmeldte bogføringssystemer og sikre, at de overholder kravene. Hvis bogføringssystemerne gør det, kan de komme på en godkendt liste over digitale standard bogføringssystemer, som bliver offentliggjort i starten af 2024.

Et standard bogføringssystem skal være registreret af Erhvervsstyrelsen, før det må markedsføres i Danmark. Det er ikke sådan, at hvis en systemudbyder ikke når fristen den 31. oktober 2023, så er løbet kørt. Systemudbydere kan løbende indmelde sit standard bogføringssystem til godkendelse.

Der er en række krav til standard bogføringssystemer, herunder skal de:

• gemme transaktioner og bilag i 5 år. Ligeledes skal de sikre, at data kan blive tilgængelig i et ønsket format for myndigheder på en tidsfrist på 4 uger.
• sikre kontrolspor af bogførte transaktionerne. Der er en række informationer som minimum skal gemmes – dato, sikkerhed for hvem der har adgang, initialer for hvem der har bogført mm.
• kunne sikkerhedskopieres.
• tage passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
• opfylde kravene i databeskyttelseforordningen.
• sende og modtage e-fakturaer automatisk.
• afstemme virksomhedens bogføring med bankkonto.
• kontere efter offentlig standardkontoplan, som dækker årsregnskab og moms.
• bogføre korrekt efter en bogføringsguide eller konteringsvejledning.
• kunne dele virksomhedens bogføringsdata.
• indberette årsregnskab og moms.
• understøtte meddelelse for oprettelse i NemHandelsregisteret som tilmeldingsfunktionalitet.

Ikke-registrerede bogføringssystemer:

Kravene til brugerne af de ikke-registrerede bogføringssystemer forventes at træde i kraft den 1. januar 2025.

Af høringsmaterialet fra august 2023 fremgår det, at flere af kravene er sammenfaldende med kravene for standard bogføringssystemer, herunder krav til registrering af bogførte transaktioner og log heraf for både oprettelse og ændringer etc.

Kravene til både afsendelse og modtagelse af OIOUBL og Peppol faktura og kreditnota, samt krav om afsendelse af kvitteringer er de samme for både registrerede og ikke-registrerede systemer.

En væsentlig forskel på de to systemtyper vil være, at det er systemudbyderne, der skal sikre, at alle krav er overholdt ved standard bogføringssystem. Ved ikke-registrerede bogføringssystemer er det virksomhedernes eget ansvar at kravene er overholdt. Selvfølgelig i samarbejde med deres systemudbyder.

mySupply kan hjælpe

mySupply kan indgå som tredjepart i forhold til standardsystemer. I så fald bliver det en aftale mellem standard systemudbydere og mySupply. Som tredjepart skal man opfylde de samme krav som hovedudbyder af standardbogføringssystem.

mySupply kan ligeledes indgå som en del af specialudviklede bogføringssystemer, hvor vi kan løse en lang række af de krav, som stilles til bogføringssystemerne.

Vi kan

• arkivere transaktioner og bilag med vores arkiv løsning. Dermed kan vi stille data til rådighed i ønskede formater.
• afsende og modtage fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer i ønskede formater.
• danne kvittering direkte og automatisk baseret på regler.
• vende en faktura til en fakturarespons baseret på input fra modtageren.
• konvertere fra in-house formater til krævede formater fra myndighederne.
• registrere i NemHandelsregisteret.

Hvordan er det nu med ny bogføringslov og NemHandel?

Erhvervsstyrelsen har annonceret, at der i købet af 2024 kommer en OIOUBL opgradering af faktura og kreditnotaen samt  kvitteringsdokumentet til en version 3. Formålet er i højere grad at aligne med EU reglerne og Peppol-standarden. Årsagen til, at man ikke adopterer Peppol-standarden, som det bl.a. er set i Norge og Sverige er, at man ønsker at bevare fleksibiliteten ved vedligeholdelse af ens egen standard, da ændringsprocesserne i europæisk regi kan være lange og besværlige.

Hvad ved vi om NemHandel eDelivery?

Erhvervsstyrelsen udgav tilbage i maj 2023 en referenceimplementering, som er det danske bud på en four corner-model (samme model som Peppol-infrastrukturen). Deadline for understøttelse af den nye NemHandel-infrastruktur ”NemHandel eDelivery”, var den 1. november 2023.

Den eksisterende måde man udveksler på, OIORASP, udfases i løbet af 2024.

mySupply håndterer i VAX 360 de opgaver, som relaterer sig til overgangen fra OIORASP til NemHandel eDelivery, og det vil således ikke være noget, som vores kunder skal arbejde med.

Hvilke dokumenttyper kommer?

Der stilles som nævnt krav til bogføringssystemerne om udveksling af faktura og kreditnotaer, specifikt skal systemerne kunne:

• afsende og modtage OIOUBL faktura og kreditnota.
• afsende en Application response ved modtagelse af en OIOUBL-faktura.
• afsende og modtage Peppol-faktura og kreditnota.
• afsende Message Level response ved modtagelse af en Peppol-faktura.
• afsende Invoice Response ved modtagelse af en Peppol-faktura.

Det skal her bemærkes, at der i løbet af 2024 kommer krav til opdatering af OIOUBL faktura, kreditnota og Application Response dokumenterne til en version 3. Der er tale om en ”major release”, hvilket vil sige, at man bryder med bagudkompatibiliteten, så tidligere versioner af OIOUBL ikke kan valideres med det nye regelsæt.

Man kommer også i OIOUBL 3 til at skelne mellem to typer af kvitteringer (som i Peppol) – en teknisk og en forretningsmæssig. En teknisk kvittering (Message Level Response) dannes i forbindelse med forsendelse og afviser en faktura, hvis den grundlæggende ikke lever op til regelsættet. En forretningsmæssige kvittering (Invoice Response) er en tilkendegivelse af, om modtageren har tænkt sig at betale fakturaen eller ej. Det kan eksempelvis være en afvisning, hvis prisen ikke er korrekt.

Selvom der er et krav om, at bogføringssystemer kan sende en kvittering, er det umiddelbart ikke et krav om, at fakturamodtageren skal kvittere for dokumentet.

Fakturaafsenderen skal være registreret til at kunne modtage en Application Response til tekniske afvisninger. Derimod er det ikke et krav, at fakturaafsenderen skal være registreret til at kunne modtage en Application Response til forretningsmæssige afvisninger.

OIOUBL 3 dokumentpakker

De øvrige OIOUBL dokumenter vil efterfølgende også blive opdateret til en version 3, således at de efterhånden alle vil være alignet med Peppol. Følgende dokumentpakker er nævnt fra Erhvervsstyrelsen:

• OIOUBL 3 Varemodtagelseskvittering
• OIOUBL 3 Bestillingspakke
• OIOUBL 3 Katalogpakke

I tillæg til ovenstående er der varslet en ny dokumenttype ”Varestamdatablad”, som har til formål at specificere varestamdata. Baggrunden herfor er det øgede fokus på grønne data, bæredygtighed, cirkulær økonomi og de øgede krav, der bliver til ESG-rapportering, som træder i kraft for alle større virksomheder til i 2024.

mySupply står klar

mySupply står som altid klar til at håndtere jeres elektronisk end-to-end dokumenthåndteringsproces. Vi besidder den nyeste viden, og sidder med i alle større udvalg, så vi er først ude med nye retningslinjer.

Vil I have yderligere information, er I velkommen til at kontakte os.