Opdatering om OIOUBL 3

I denne artikel har vi samlet alt, hvad vi på nuværende tidspunkt ved om den kommende OIOUBL version 3. Vi holder fingeren på pulsen, for at kunne give dig den seneste viden om frigivelsen af det nye format. Læs nærmere om nogle af de forhold, du som kunde hos os, skal være særligt opmærksom på i overgangen til OIOUBL 3.

Erhvervsstyrelsen har varslet, at første bud på fakturaer og kreditnotater i en OIOUBL version 3 frigives i april 2024. Høringsmaterialet, der beskriver de væsentligste ændringer i forhold til eksisterende format, findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Tidsfrister vedrørende OIOUBL 3

Nedenfor er den tidsplan, som Erhvervsstyrelsen arbejder med på nuværende tidspunkt:

April 2024:           Release Candidate: OIOUBL 3 Faktura, Kreditnota og Kvitteringsdokumenter

Maj 2024:             Final Release: OIOUBL 3 Faktura, Kreditnota og Kvitteringsdokumenter

Maj 2025:             Deadline for Indfasning af OIOUBL 3: Faktura, Kreditnota og Kvitteringsdokumenter

November 2025:  Deadline for Udfasning af tidligere OIOUBL versioner.

Øvrige OIOUBL 3 dokumenter (Varestamdatafiler, Rykkere, Varemodtagelseskvitteringer, Ordredokumenter og Katalogdokumenter) vil blive frigivet i løbet af 2024.

Vær opmærksom på at tidsfristerne muligvis kan blive ændret, da Erhvervsstyrelsen løbende kan modtage kommentarer hertil.

Sender eller modtager I selv OIOUBL dokumenterne?

Hvis jeres OIOUBL dokumenter i dag dannes i egne systemer, eller hvis I modtager OIOUBL dokumenter og indlæser dem direkte i jeres økonomi- eller bogføringssystem – så skal I være særligt opmærksomme på tidsfristerne ovenfor, da der vil være en del ændringer til det nye OIOUBL 3 format.

I bør forberede jer på, at der kommer en opgave med at få opdateret det udgående format, så det fortsat lever op til kravene, eller eventuelt en opgave med at få opdateret snitfladen til jeres økonomisystem, så det nye format kan læses korrekt ind.

Vær også opmærksomme på, at der i høringsmaterialet er nye krav til modtagelse af kvitteringer.

Det kan være omfattende at stå med disse ting på egen hånd, og ønsker I at outsource opgaverne, kan vi i VAX 360 lave konverteringerne, der sikrer de nødvendige formater for både afsendelse og modtagelse.

Benytter I et standard bogføringssystem (godkendt af Erhvervsstyrelsen jf. bogføringsloven), vil systemudbyderen formentlig sørge for, at alle OIOUBL 3 kravene overholdes.

Hvad gør vi hos mySupply?

Håndterer vi allerede i dag jeres fakturaflow, og konverterer jeres dokumenter til korrekte OIOUBL fakturaer inden afsendelse, vil vi fortsat også gøre det, når OIOUBL 3 træder i kraft. Dette er også gældende, hvis vi i dag modtager og konverterer jeres OIOUBL fakturaer og kreditnotaer.

I høringsmaterialet er der lagt op til, at alle fakturaafsendere skal kunne modtage et fakturasvar. Bliver det bestemt, så bliver der behov for at lave en aftale omkring registrering i Nemhandelsregisteret, og hvordan fakturasvar skal håndteres.

Peppol BIS 3 vs. OIOUBL 3

Nedenfor er en illustration af, hvordan den nye OIOUBL version 3 kommer til at placere sig i forhold til den eksisterende EU Norm og Peppol BIS 3.

UBL (Unified Business Language) er den internationale ISO-standard, som bestemmer syntaksen på fakturadokumenter.

EU Normen er lavet som et subset til, eller en delmængde af UBL Standarden, da kun et udsnit af alle elementerne til fakturaen anvendes. Peppol BIS 3 er ligeledes lavet som et subset til EU Normen. I EU Normen kaldes et subset, der overholder alle reglerne for normen (compliance), men som skærper nogle af dem yderligere, en ”CIUS” (Core Invoice Usage Specification).

Af høringsmaterialet fremgår det, at OIOUBL 3 er ”conformant” med den EU Normen. Det betyder, at der findes elementer, som ikke er en del af Normen, og dermed heller ikke af Peppol, men som anvendes som en udvidelse (extension) hertil.

Peppol BIS 3 og OIOUBL 3 bliver således fortsat to parallelle standarder.

Hvad er nyt?

I høringsmaterialet fra Erhvervsstyrelsen beskrives de ændringer, der forventes at blive implementeret med OIOUBL 3, og i regnearket findes UBL Syntaksen for fakturaen med feltbeskrivelser og kardinalitet for henholdsvis Peppol, eksisterende OIOUBL format og OIOUBL 3 formatet.

Nedenfor er listet nogle af de væsentligste forskelle.

Processen

I OIOUBL 3 er der en væsentlig forskel i processen i forhold til modtagelse af kvitteringer, da der fremover skelnes mellem ”MLR” (Message Level Respons) og ”Invoice Response”. MLR er den tekniske kvittering, der returneres, hvis den afsendte faktura ikke overholder regelsættet herfor. En Invoice Response er det forretningsmæssige fakturasvar, der kan returneres fra kunden, hvis denne vurderer at indholdet af fakturaen, fx beløb, manglende rabatter eller antallet af fakturerede varer er forkerte. Her skal man specielt være opmærksom på, at kunden kan returnere flere fakturasvar til samme faktura, og med koder til angivelse af, hvor i fakturabehandlingsprocessen kunden er. 

Bemærk også, at hvis OIOUBL 3 implementeres som beskrevet i høringsmaterialet, så vil den nuværende ”NES5” profil, hvor man som leverandør kun sender dokumenter, forsvinde. Derfor skal man registrere sig i Nemhandelsregisteret, da man som minimum skal kunne modtage et fakturasvar.

Har I et eksisterende ordre/faktura-flow, hvor I matcher en indkommen faktura med en afsendt ordre, skal I være opmærksomme på, at der vil være nogle forskelle specielt i forhold til anvendelsen af kodelister, indtil ordredokumenterne også er opgraderet til en version 3.

Øvrige forskelle

• Nye dokumenttyper
  • Der er tilføjet en længere liste med faktura- og kreditnotatyper. Det betyder, at der kan være flere dokumenter, hvor kravene til håndteringen af disse er forskellige.
• Nye profiler
  • ”OIOUBL BIS Fakturering med svar”
  • ”OIOUBL BIS Message Level Response”
  • Begge profiler stiller krav til fakturaafsenderen om, at de også skal være i stand til at modtage kvitteringer som returdokumenter.
• Nye og ændrede kodelister
  • Der introduceres nogle nye kodelister, fx til identifikation af rabat- og gebyrtyper og til ”objekter”.
  • Der er ændringer til nogle kodelister, fx til mængdeenheder (UOM), hvor en række UOM-koder skal præfikses med et ”X”, så eksempelvis koden for ”pakke” bliver ”XPK” i stedet for ”PK”.
  • Koden til identifikation af ”parter” ændres, så eksempelvis et GLN-modtagerendepunkt fremover identificeres med koden ”0088” og ikke ”GLN” og CVR-numre med koden ”0184” og ikke ”DK:CVR”.
• Ændring til angivelse af moms og afgifter
  • Kun moms/VAT angives fremover i ”TaxTotal” klassen, mens (punkt-)afgifter flyttes til ”AllowanceCharge”-klassen, der i dag kun benyttes til rabatter og gebyrer, der afregnes partnerne imellem.
• Beregning af linjetotaler ved rabat og gebyr på fakturalinjen
  • Beregningsmodellen for linjetotalen ændres, når der er angivet rabat eller gebyr på linjen, så rabat/gebyr ikke indregnes i enhedsprisen men i linjetotalen.
• Ændring til angivelse af betalingsmåde
  • Betalingsdatoen flyttes fra betalingsoplysningerne til ”DueDate” elementet på faktura dokument-niveau.
  • Kun én betalingsmåde er tilladt fremover.
• Brugen af objekter blandt andet til angivelse af ydelsesmodtager
  • I OIOUBL 3 introduceres et ”objekt”-begreb, der kan benyttes til på dokument- eller linjeniveau at identificere det ”objekt”, som fakturaen/linjen vedrører, fx et sagsnummer.
  • En ”ydelsesmodtager” kan identificeres som et objekt.

Se eventuelt høringsmaterialet for flere informationer.

Kontakt ved spørgsmål om OIOUBL 3

Uanset om I håndterer jeres OIOUBL dokumenter i egne systemer, eller om vi konverterer for jer – så kontakt os, hvis der er opstår spørgsmål.