Udfordring
Virksomheden stod med flere udfordringer, som de gerne ville have løst. Fokusset blev at nedbringe tidsforbrug og omkostninger i forbindelse med faktureringsprocessen. Samtidig har virksomheden gjort en stor indsats for at udnytte potentialet ved afsendelse og modtagelse af elektroniske forretningsdokumenter, og det har resulteret i en optimering af arbejdsgange. Det er fordele, som kunden kan måle direkte på bundlinjen.
Virksomheden har også indført et workflowsystem for godkendelse af modtagne fakturaer til erstatning for de manuelle forretningsgange med efterfølgende direkte bogføring i økonomisystemet. Udover at virksomheden har fået automatiseret flere manuelle processer, som har sparet dem for tid og ressourcer, så har virksomheden fået en stigning i medarbedertilfredshed, da medarbejdere opleveret et bedre workflow i deres arbejdsgange. På trods af det nye workflowsystem, så oplevede virksomheden udfordringer med kvaliteten af de modtagne elektroniske fakturaer, der kom i forskellige formater (OIOUBL, EDIFACT) og fra forskellige operatører. Sammenholdt med en ringe gennemsigtighed og sporbarhed, så var der plads til forbedringer.
Løsning
10-4 indgik et samarbejde med mySupply om etablering af en sammenhængende løsning, hvor såvel traditionelle EDIFACT dokumenter som OIOUBL-dokumenter kunne håndteres elektronisk via mySupplys VAX 360-løsning. mySupply implementerede en løsning hos virksomheden, hvor dokumenter modtages direkte fra leverandørerne via NemHandel, BygE eller VANS-operatør. Det sparede virksomheden for en masse tid. I det omfang at de modtagne dokumenter ikke kan behandles direkte, bliver de konverteret og efterfølgende indlæst i workflowsystemet. Her godkendes og behandles de, inden fakturaen bogføres i økonomisystemet. Medarbejderne slipper for en masse tidskrævende processer, da VAX 360 klarer hele processen.
Virksomheden ønskede en ændring i layoutet af den elektroniske faktura, således den var nemmere for medarbejderne at arbejde med. Derfor udviklede mySupply et kundespecifik layout af den elektroniske faktura.
Læs hele casenKundeudsagn
I begyndelsen af samarbejdet opstod der vanskeligheder med det normale layout af den elektroniske faktura. Denne indeholdte ikke de oplysninger, som virksomheden havde behov for. Men efter at mySupply udviklede et nyt layout, har 10-4 fået en løsning, hvor alt fakturering foregår elektronisk. Løsningen fungerer for alle virksomhedens lokationer og butikker. På den måde har virksomheden opnået store effektiviseringsgevinster.
Vi har fået en løsning, hvor kvaliteten af modtagne fakturaer nu er i top. Fejl fanges inden de kommer ind i vores workflow, og vi har nu den gennemsigtighed og sporbarhed som gør, at vi sparer tid og omkostninger. Vi bruger ikke tid på at rette fejl. VAX 360 fanger alle fejl i fakturaer, og vi har fået et bedre fakturagrundlag fra vore leverandører, så vi kan behandle fakturaer nemt og hurtigt gennem vores workflow-system.
