Elektronisk fakturering i EU og Danmark

5. december 2018

Elektronisk fakturering i EU

Den 18. april 2019 træder de nye regler for elektronisk fakturering i EU i kraft – i første omgang for de statslige myndigheder. Det får konsekvenser for udvekslingen af elektroniske fakturaer og kreditnotaer mellem landene i EU, men også indenfor Danmarks grænser.

Lovgivningen

Den europæiske standard for elektronisk fakturering (CEN/EN 16931-1:2017) bestemmer, hvilke elementer en elektronisk faktura og kreditnota skal og kan indeholde, samt at de må sendes som et UBL dokument (ISO/IEC 19845) eller som en Cross Industry Invoice (CII).

Standarden er kun forpligtende over for de offentlige myndigheder i EU og kun ved offentlige udbud over EU-udbudsgrænsen. For statslige myndigheder er standarden gældende fra 18. april 2019 og for regionale og kommunale myndigheder fra 18. april 2020.

Konsekvenserne af den nye lovgivning er, at de offentlige myndigheder i Danmark og EU skal forberede sig på at kunne modtage og behandle en faktura eller kreditnota;

• der som minimum indeholder de informationer, der er obligatoriske i loven, og maksimum de informationer der er beskrevet i loven.
• der overholder et af de to formater UBL eller CII, med de felter der er beskrevet i loven.
• der både kan have positive og negative totaler.

Som en del af EU-lovgivningen er det beskrevet, hvordan man f.eks. i en branche eller nationalt kan lave stramninger til lovgivningen via en ”Core Invoice Usage Specification” (CIUS) eller udvidelser hertil (Extensions). Der er på nuværende tidspunkt ikke planlagte Extensions i Danmark.

Peppol

OpenPeppol er en international ”non-profit” organisation, der har til formål at støtte udvekslingen af elektroniske forretningsdokumenter på tværs af landegrænserne.

I OpenPeppol regi har man opdateret sine forretningsdokumenter i overensstemmelse med EU-lovgivningen, ved at lave en CIUS der yderligere præciserer kravene til brugen af en UBL faktura og kreditnota. CIUS’en er beskrevet som ”Peppol BIS Billing”.

I tillæg til dokumenterne har Peppol også en infrastruktur til at udveksling heraf, og det forventes således, at det i praksis ofte vil være Peppol BIS Billing dokumenterne, der udveksles landende imellem frem for dokumenterne baseret på EU-lovgivningen alene.

Det er ikke muligt for nationale myndigheder at stille krav til udenlandske leverandører ud over reglerne beskrevet i den europæiske standard. Dog er det muligt i Peppol BIS Billing at skærpe kravene nationalt, således at danske leverandører, der benytter Peppol BIS Billing, skal overholde yderligere regler. De nationale regler kan ses sammen med de øvrige regler for ”Peppol BIS Billing”.

Konsekvenserne af Peppol BIS Billing er blandt andet;

• at den afløser den eksisterende Peppol faktura og kreditnota (BIS2), og senest den 18. april 2019 skal afsendere og modtagere af Peppol faktura og kreditnota være klar til at håndtere det nye format.
• at der indholdsmæssigt i dokumenterne er flere ændringer, herunder nye elementer og klasser og elementer, der ikke længere er tilladte, og ændringer til kodelister.
• at en Peppol faktura og kreditnota kan have negative fortegn.
• at afsenderen skal overholde eventuelle nationale regler indlejret i Peppol BIS Billing.

OIOUBL

Danske leverandører kan fortsat benytte OIOUBL faktura og kreditnota, når de sender til danske myndigheder.

EU-standarden og ændringerne til Peppol vil dog også få indflydelse på OIOUBL faktura og kreditnota, da man i Erhvervsstyrelsen har besluttet at tilpasse OIOUBL for at udligne de væsentligste forskelle mellem EU/Peppol og OIOUBL. Det skyldes dels, at man på sigt arbejder hen imod at afvikle OIOUBL til fordel for Peppol, og dels at der i første omgang vil være behov for at kunne konvertere en Peppol faktura eller kreditnota til OIOUBL.

Enkelte ændringer til OIOUBL som følge af EU-standarden er implementeret med schematron release 1.10 (15. september 2018), mens de fleste vil blive implementeret med schematron 1.11 der releases den 15. marts 2019. De væsentligste ændringer er;

• Betalinger (PaymentMeans) – i EU/Peppol baseres betalinger i høj grad på anbefalingerne fra SEPA (Single Euro Payments Area). Det betyder bl.a., at der tillades to nye SEPA betalingsmåder til kontooverførsel og Direct debit, og at der laves enkelte ændringer til brugen af elementerne under PaymentMeans klassen for at kunne mappe fra Peppol dokumenterne.
• MimeCodes – det tillades at indlejre nogle nye dokumenttyper, da de er tilføjet i EU standarden.
• Moms i anden valuta – der er lempet på brugen af TaxCurrencyCode således, at der ikke stilles krav til udfyldelse af så mange øvrige felter, som det er tilfældet i dag. Kun i tilfælde af, at en faktura er angivet i en anden valuta end DKK eller EUR, skal momsen oplyses i enten DKK eller EUR.
• Negative beløb – i modsætning til Peppol bliver det ikke tilladt at sende en negativ faktura eller kreditnota i OIOUBL. Til gengæld bliver det nødvendigt at tillade, at nogle flere beløb kan være negative, så det bliver muligt at konvertere en negativ Peppol faktura til en OIOUBL kreditnota.

Sammen med schematron releasen den 15. marts 2019 vil der også blive frigivet en dansk ”CIUS Pakke” der vil indeholde:

• En beskrivelse af de væsentligste forskelle mellem Peppol og OIOUBL, mapping eksempler, beskrivelse af de nationale danske regler i Peppol BIS Billing og mere.
• Et stylesheet til konvertering mellem Peppol BIS Billing og OIOUBL.
• Et HTML visningsstylesheet til Peppol BIS Billing med danske tilpasninger.
• Eksempelfiler.

Informationer om OIOUBL schematron og Dansk CIUS publiceres på Digitaliser.dk.

Kontakt os for detaljeret information, e-mail: info@mysupply.dk, tlf.: (+45) 9696 1070.