E-RECHNUNG IN DEUTSCHLAND

Compliance in Deutschland erreichen: Ein überblick mit mySupply

Deutschland ist im Vergleich spät in die Digitalisierung gestartet und verfügt heute über ein äußerst fragmentiertes und komplexes Setup für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Mit der Verabschiedung des „Wachstumschancengesetzes“ im März 2024 wurde die Entwicklung jedoch erheblich beschleunigt.

Als in Deutschland ansässiges Unternehmen unterliegen Sie den neuen Regeln für die B2B-E-Rechnungsstellung, die ab 2025 schrittweise eingeführt werden. Mit der VAX360-Dokumentenplattform stellen Sie die Compliance mit der deutschen Gesetzgebung sicher. Alle gängigen E-Rechnungsformate können standardmäßig über VAX360 gesendet und empfangen werden. Die VAX360-Plattform ist an das Peppol-Netzwerk sowie andere VAN-Netzwerke angeschlossen, was den Versand und Empfang von E-Rechnungen von und an deutsche Unternehmen ermöglicht. Dies beinhaltet auch den Empfang und die Verarbeitung des hybriden Formats ZUGFeRD.

VAX360 ermöglicht es Ihnen zudem, Ihre ERP-Formate (SAP, Oracle, Microsoft etc.) in die gesetzlich vorgeschriebenen deutschen E-Rechnungsformate zu konvertieren, falls dies erforderlich sein sollte.

Gesetzgebung

Im Jahr 2024 verabschiedete der Deutsche Bundestag das Wachstumschancengesetz, welches das Wirtschaftswachstum fördern, Steuern und Abgaben vereinfachen sowie den Wettbewerb deutscher Unternehmen sichern soll. In diesem Gesetzespaket wurden zentrale Regelungen für die Einführung der obligatorischen E-Rechnungsstellung in Deutschland verankert. Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen gemäß dem neuen Gesetz gilt für inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen.

Deutschland verfügt bereits über eine bestehende Implementierung für E-Rechnungen im B2G-Bereich (Business-to-Government). Hier ist es seit November 2020 verpflichtend, Lieferungen und Leistungen an alle öffentlichen Auftraggeber per E-Rechnung abzurechnen (gemäß § 3 E-Rechnungsverordnung, E-RechV). Seit dem 18. April 2019 ist es zudem für zentrale öffentliche Auftraggeber obligatorisch, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Zeitplan für die Implementierung der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht:

Datum	Status	Zulässige Rechnungsformate
1. januar 2025	Alle deutschen Unternehmen müssen für den Empfang von E-Rechnungen bereit sein. Freiwillige Ausstellung von E-Rechnungen durch den Lieferanten.	ZUGFeRD, XRechnung (EN16931-konform). Sonstige Formate (Papier, PDF) nur mit Zustimmung.
1. januar 2027	Deutsche Unternehmen med et omsætning over 800.000 EUR skal sende E-fakturaer.	ZUGFeRD, XRechnung (EN16931-konform). Papier/PDF nur mit Zustimmung (Übergangsregelung).
1. januar 2028	Obligatorische E-Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Umsätze.	ZUGFeRD, XRechnung, EDI (unter bestimmten Voraussetzungen gemäß EN16931).

Was kann ausgetauscht werden?

Elektronische Rechnung und Gutschrift: Der XRechnung-Standard wurde so entwickelt, dass er mit den EU-Spezifikationen konform ist. Technisch gesehen ist die XRechnung eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931. Diese Spezifikation ist bereits für Behörden auf nationaler, regionaler und kommunaler Ebene verpflichtend.

Darüber hinaus kann der ZUGFeRD-Standard genutzt werden. Dies ist ein deutsch-französischer Standard für hybride Rechnungsstellung, bei dem PDF-Dokumente eine strukturierte XML-Datei als Anhang enthalten.

Wie werden elektronische Geschäftsdokumente ausgetauscht?

Im B2G-Kontext werden das Peppol-Netzwerk oder spezifische Portale genutzt. Die zentrale Plattform des Bundes für den Empfang von Rechnungen ist die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform). Da Deutschland föderal strukturiert ist, nutzen nicht alle Bundesländer diese Plattform; einige verwenden eigene Lösungen wie zum Beispiel die OZG-RE.

Peppol-Netzwerk: Wir sehen eine stetig wachsende Anzahl deutscher öffentlicher Auftraggeber, die Peppol unterstützen. Folgende Bundesländer sind bereits angeschlossen:

• Hamburg
• Schleswig-Holstein
• Mecklenburg-Vorpommern
• Bremen
• Brandenburg
• Berlin
• Sachsen-Anhalt
• Thüringen
• Sachsen
• Nordrhein-Westfalen
• Baden-Württemberg

Bundesländer, die sich im Prozess der Peppol-Implementierung befinden oder noch nicht mit der Umsetzung begonnen haben:

• Niedersachsen
• Hessen
• Bayern
• Rheinland-Pfalz
• Saarland

Für den B2B-Bereich ist noch ungewiss, welche Übertragungskanäle genau genutzt werden müssen, da Peppol im neuen Gesetz nicht explizit erwähnt wird. Die Übermittlung wird voraussichtlich über eine Kombination aus Peppol, E-Mail, AS2, sFTP und anderen gängigen Übertragungskanälen erfolgen.

Tax Reporting / Tax Clearance

Die Wahl der EN16931 als zugrunde liegender Standard hängt eng mit der kommenden europäischen Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) zusammen. Hierbei sollen Unternehmen verpflichtet werden, Transaktionsdaten zeitnah an die Steuerbehörden zu melden. Durch die frühzeitige Einführung sichert sich Deutschland eine Vorreiterrolle für die ViDA-Anforderungen.

Archivierungspflicht

10 Jahre Archivierung für elektronische Rechnungen und Gutschriften.