HR-afdelingens sikreste dialogkanal til én eller mange

HR-afdelingen kan få udbytte af at gå udenom den ofte belastede og forholdsvis usikre e-mail og vælge e-Boks som direkte kommunikationskanal til medarbejderne. Ved at sende vigtige arbejdsrelaterede dokumenter gennem e-Boks bliver kommunikationen sikkert og specifikt leveret til den relevante medarbejder. Med mySupplys integrationsløsning kan du bruge e-Boks som en sikker kommunikationkanal, og der kan sendes til mange på en gang eller specifikt til den enkelte medarbejder.

Hvilke dokumenter er relevante at sende via e-Boks?

HR-afdelinger håndterer dagligt en mængde forskellige dokumenter, der har relation til ansættelsesforhold, har karakter af fortrolighed eller indeholder personfølsomme oplysninger. Disse dokumenter er velegnede til at sende og opbevare i e-Boks. Sender du fx en medarbejder en ansættelseskontrakt, kan du bede om, at du senest 5 dage efter skal have den retur i underskrevet stand. Signerer medarbejderen ikke, får du en notifikation på, at du skal rykke for dokumentet og underskriften.

Dokumenter, der er relevante at sende gennem e-Boks

  • Ensartede afslag til personer, der har søgt en stilling
  • Ændringer i ansættelsesforhold, der skal dokumenteres eller notifikationer vedr. pensionsforhold.
  • Aftaler om overførsel af ferie til næste ferie-år.
  • Det kan være særlige sikkerhedspolitikker, som skal indskærpes overfor medarbejderne, og som der skal kvitteres for. Beder du om en kvittering retur fra e-Boks, bliver dokumentet af juridisk karakter, som du måske kan få brug for senere.
  • Ansættelsesbreve af fortrolig karakter, som medarbejderen skal kvittere for.
  • Opsigelser, altså et dokument, der varsler en afskedigelse, som skal dokumenteres skriftligt og håndteres professionelt og fortroligt.
  • Konkurrenceklausuler
  • Non disclosure eller fortrolighedserklæringer
  • Personalepolitikker

Du skal være opmærksom

at med EU’s Persondataforordning, der trådte i kraft maj 2018, stilles der højere krav til sikkerhed ved transport af personfølsomme oplysninger. mySupplys integration til e-Boks giver HR-afdelingen en platform med mulighed for dialog, for ordentlighed i dokumentudvekslingen samt sikker digital transport og opbevaring.

 

Frigør ressourcer Strømlin HR processer Kontakt os nu

Referencer